Firme digitali: Cosa sono e come funzionano

Firma digitale vs firma elettronica

Le firme elettroniche, comunemente chiamate e-signature, sono un'ampia gamma di soluzioni che utilizzano un processo elettronico per accettare un documento o una transazione con una firma. Poiché i documenti e le comunicazioni sono sempre più privi di carta, le aziende e i consumatori di tutto il mondo hanno abbracciato la velocità e la comodità di questo tipo di firma. Esistono tuttavia molti tipi diversi di firma elettronica, ognuno dei quali consente agli utenti di firmare i documenti in modo digitale e offre un certo grado di autenticazione dell'identità.

La firma digitale è una di queste tecnologie di firma elettronica ed è il tipo più sicuro disponibile. Le firme digitali utilizzano i certificati PKI di un'autorità di certificazione (CA), un tipo di fornitore di servizi fiduciari, per garantire l'autenticazione dell'identità e l'integrità del documento mediante il collegamento crittografato della firma al documento. Altri tipi di firma elettronica, meno sicuri, possono utilizzare metodi di autenticazione elettronica comuni per verificare l'identità del firmatario, come un indirizzo e-mail, un nome utente/ID aziendale o un numero di telefono/PIN.

A causa dei diversi requisiti tecnici e di sicurezza, le firme elettroniche variano a seconda del settore, dell'area geografica e dell'accettazione legale. Le firme digitali sono conformi ai requisiti normativi più esigenti, tra cui l'ESIGN Act degli Stati Uniti e altre leggi internazionali applicabili.

Come funzionano le firme digitali?

Le firme digitali utilizzano l'infrastruttura a chiave pubblica (PKI), considerata il gold standard per l'autenticazione e la crittografia delle identità digitali. La PKI si basa sull'uso di due chiavi correlate, una pubblica e una privata, che insieme creano una coppia di chiavi per crittografare e decrittografare un messaggio utilizzando forti algoritmi di crittografia a chiave pubblica. Utilizzando sia la chiave pubblica che quella privata, generate con un algoritmo matematico per fornire al firmatario la propria identità digitale, viene generata una firma digitale che viene crittografata utilizzando la chiave privata del firmatario e anche un timestamp di quando il documento è stato firmato utilizzando la chiave. Queste chiavi sono normalmente conservate in modo sicuro grazie all'aiuto di una CA fidata.

Sia la chiave pubblica che quella privata sono generate con un algoritmo matematico; esse forniscono al firmatario la propria identità digitale e quindi la firma digitale viene generata e crittografata utilizzando la corrispondente chiave privata del firmatario. Viene anche generato un timestamp del momento in cui il documento è stato firmato utilizzando la chiave. Queste chiavi sono normalmente conservate in modo sicuro grazie all'aiuto di una CA fidata.

Ecco come funziona l'invio di una firma digitale:

• Il mittente seleziona il file da firmare digitalmente nella piattaforma documentale o nell'applicazione.

• Il computer del mittente calcola il valore hash univoco del contenuto del file.

• Questo valore hash viene crittografato con la chiave privata del mittente per creare la firma digitale.

• Il file originale con la sua firma digitale viene inviato al destinatario.

• Il destinatario utilizza l'applicazione documentale associata, che identifica che il file è stato firmato digitalmente.

• Il computer del destinatario decifra quindi la firma digitale utilizzando la chiave pubblica del mittente.

Il computer del destinatario calcola quindi l'hash del file originale e lo confronta con l'hash decifrato del file del mittente.

Il processo di creazione di una firma digitale è semplice e diretto per l'utente medio e per le aziende. Per prima cosa è necessario un certificato di firma digitale, che può essere acquisito tramite un'autorità di certificazione affidabile come Sectigo. Dopo aver scaricato e installato il certificato, è sufficiente utilizzare la funzione di firma digitale della piattaforma documentale o dell'applicazione appropriata. Ad esempio, la maggior parte delle applicazioni di posta elettronica offre un pulsante “Firma digitale” per firmare digitalmente le e-mail.

Quando si invia un documento firmato con una chiave privata, la parte ricevente ottiene la chiave pubblica del firmatario che consente di decifrare il documento. Una volta decriptato il documento, il destinatario può visualizzarlo inalterato come l'utente intendeva.

Se il destinatario non riesce a decifrare il documento utilizzando la chiave pubblica, significa che il documento è stato alterato o che la firma non appartiene nemmeno al firmatario originale.

La tecnologia della firma digitale richiede che tutte le parti coinvolte si fidino del fatto che la persona che crea la firma sia stata in grado di mantenere segreta la propria chiave privata. Se qualcun altro ha accesso alla chiave privata del firmatario, potrebbe creare firme digitali fraudolente a nome del titolare della chiave privata.

Cosa succede se il mittente o il destinatario modificano il file dopo che è stato firmato digitalmente? Poiché il valore hash del file è unico, qualsiasi modifica al file crea un valore hash diverso. Di conseguenza, quando il computer del destinatario confronta l'hash per convalidare l'integrità dei dati, la differenza nei valori hash rivelerebbe che il file è stato alterato. Pertanto, la firma digitale risulterebbe non valida.

Che aspetto ha una firma digitale?

Poiché il cuore di una firma digitale è il certificato PKI, che è un codice software, la firma digitale stessa non è intrinsecamente visibile. Tuttavia, le piattaforme documentali possono fornire una prova facilmente riconoscibile che un documento è stato firmato digitalmente. Questa rappresentazione e i dettagli del certificato visualizzati variano a seconda del tipo di documento e della piattaforma di elaborazione. Ad esempio, un PDF di Adobe che è stato firmato digitalmente mostra un'icona a forma di sigillo e un nastro blu nella parte superiore del documento che mostra il nome del firmatario del documento e l'emittente del certificato.

Inoltre, può apparire su un documento nello stesso modo in cui le firme vengono applicate su un documento fisico e può includere un'immagine della vostra firma fisica, la data, il luogo e il sigillo ufficiale.

La firma digitale può anche essere invisibile, anche se il certificato digitale rimane valido. Le firme invisibili sono utili quando il tipo di documento di solito non mostra l'immagine di una firma fisica, come una fotografia. Le proprietà del documento possono rivelare le informazioni sul certificato digitale, sulla CA emittente e un'indicazione dell'autenticità e dell'integrità del documento.

Se una firma digitale non è valida per qualsiasi motivo, i documenti visualizzano un avviso che indica che non c'è da fidarsi.

Perché sono importanti?

Poiché sempre più attività commerciali vengono condotte online, gli accordi e le transazioni che un tempo venivano firmati su carta e consegnati fisicamente vengono ora sostituiti da documenti e flussi di lavoro completamente digitali. Tuttavia, ogni volta che vengono condivisi dati preziosi o sensibili, sono sempre presenti attori malintenzionati che vogliono rubare o manipolare tali informazioni per il proprio tornaconto. Le aziende devono essere in grado di verificare e autenticare che i documenti, i dati e le comunicazioni aziendali critiche siano affidabili e consegnati in modo sicuro per ridurre il rischio di manomissione dei documenti da parte di malintenzionati.

Oltre a proteggere le preziose informazioni online, le firme digitali non compromettono l'efficienza dei flussi di lavoro dei documenti online; anzi, in genere contribuiscono a migliorare la gestione dei documenti rispetto ai processi cartacei. Una volta implementata la firma digitale, l'atto di firmare un documento è semplice e può essere effettuato su qualsiasi dispositivo informatico o mobile.

Inoltre, la firma è portatile in quanto incorporata nel file stesso, ovunque venga trasmessa e su qualsiasi dispositivo. I documenti firmati digitalmente sono anche facili da controllare e tenere sotto controllo, in quanto forniscono lo stato di tutti i documenti, identificano se sono stati firmati o meno e visualizzano un audit trail.

Naturalmente, è fondamentale che questi accordi firmati digitalmente siano riconosciuti dal punto di vista legale. Le firme digitali sono conformi a standard importanti come l'ESIGN Act, il GLBA, l'HIPAA/HITECH, il PCI DSS e il Safe Harbor USA-UE.

Esempi e usi comuni

Oggi la firma digitale è comunemente utilizzata per una serie di documenti online diversi, al fine di migliorare l'efficienza e la sicurezza delle transazioni commerciali critiche che ora sono prive di carta, tra cui:

• Contratti e documenti legali: Le firme digitali sono legalmente vincolanti. Pertanto, sono ideali per qualsiasi documento legale che richieda una firma autenticata da una o più parti e la garanzia che il documento non sia stato modificato.

• Sales agreements: By digitally signing contracts and sales agreements, both the seller and the buyer identities are authenticated, and both parties have peace of mind that the signatures are legally binding and that the terms and conditions of the agreement have not been altered.

• Contratti di vendita: Firmando digitalmente contratti e accordi di vendita, l'identità del venditore e dell'acquirente viene autenticata ed entrambe le parti hanno la certezza che le firme sono legalmente vincolanti e che i termini e le condizioni dell'accordo non sono stati modificati.

• Documenti finanziari: I dipartimenti finanziari firmano digitalmente le fatture in modo che i clienti si fidino del fatto che la richiesta di pagamento provenga dal venditore corretto e non da un malintenzionato che cerca di truffare l'acquirente inviando il pagamento a un conto fraudolento.

• Dati sanitari: Nel settore sanitario, la privacy dei dati è fondamentale sia per le cartelle cliniche dei pazienti che per i dati della ricerca. Le firme digitali garantiscono che queste informazioni sensibili non siano state alterate quando vengono condivise tra parti consenzienti.

• Moduli governativi: Le agenzie governative a livello federale, statale e locale hanno linee guida e regolamenti più severi rispetto a molte aziende del settore privato. Dall'approvazione dei permessi alla timbratura del cartellino, le firme possono snellire la produttività assicurando che il dipendente giusto sia coinvolto per le approvazioni appropriate.

• Documenti di spedizione: Per i produttori, garantire che i manifesti di carico o le polizze di carico siano sempre accurati aiuta a ridurre i costosi errori di spedizione. Tuttavia, i documenti fisici sono ingombranti, non sono sempre facilmente accessibili durante il trasporto e possono andare persi. Firmando digitalmente i documenti di spedizione, i mittenti e i destinatari possono accedere rapidamente a un file, verificare che la firma sia aggiornata e confermare l'assenza di manomissioni.

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