Comment signer numériquement un document Word

Mais comment protéger ces documents contre les manipulations non autorisées ? Est-il possible de signer électroniquement un document Word ?

Heureusement, la réponse est oui. Toutefois, lorsque vous signez des documents Word, ou tout autre document d'ailleurs, il est essentiel de suivre les bonnes étapes. Nous verrons ci-dessous comment fonctionne une signature numérique et comment signer électroniquement un document Microsoft Word.

Comment fonctionnent les signatures numériques dans Microsoft Word ?

Contrairement aux signatures manuscrites, les signatures numériques permettent de sécuriser les échanges de documents électroniques et les flux de travail, de garantir l'intégrité et la paternité des documents et de satisfaire aux exigences de conformité des documents électroniques.

Ce type de signature électronique, ou e-signature, est un cachet d'authentification crypté appliqué à des informations numériques telles que des messages électroniques, des macros ou des documents électroniques. Ainsi, lorsque vous signez numériquement un document Word, vous confirmez que les informations contenues dans le document proviennent du signataire et n'ont pas été modifiées. Les utilisateurs ont ainsi la certitude que les documents signés proviennent de la source reconnue et qu'ils n'ont pas été falsifiés ou altérés.

Les signatures numériques peuvent être appliquées à divers types de documents, notamment les fichiers PDF d'Adobe, les fichiers PNG, les fichiers d'images, les fichiers JPG et les documents Word.

Pour créer une signature numérique, vous devez disposer d'un certificat de signature prouvant votre identité (Lorsque vous envoyez un fichier signé numériquement, vous envoyez également votre certificat et votre clé publique). Les certificats numériques sont émis par une autorité de certification (AC), comme Sectigo.

Ajout d'une ligne de signature dans Microsoft Word

L'utilisation de champs de signature dans les fichiers Microsoft Office permet aux organisations de réduire les risques lorsqu'elles utilisent des transactions électroniques et de rationaliser les processus papier pour les contrats ou autres accords. Les signatures numériques fournissent une trace de ce qui a été signé et peuvent être vérifiées à l'avenir.

Les documents signés comportent un bouton Signatures en bas de page. En outre, pour les documents signés, les informations relatives à la signature apparaissent dans la section Info et peuvent être consultées en cliquant sur l'onglet Fichier dans Word.

Pour ajouter une ligne de signature, procédez comme suit :

• Ouvrez le document à signer dans Microsoft Word ou Excel.

• Dans le document Word ou la feuille de calcul Excel, placez votre curseur à l'endroit où vous souhaitez que la ligne de signature apparaisse.

• Cliquez sur l'onglet Insérer situé en haut à droite de la barre de menu. Une nouvelle liste déroulante apparaît.

• Cliquez sur Ligne de signature, situé dans la section « Texte » à droite de la nouvelle liste déroulante.

• Une boîte de dialogue Configuration de la signature apparaît. Dans la première zone de texte, saisissez le nom du signataire suggéré. Vous pouvez également ajouter le titre et l'adresse électronique du signataire suggéré, ainsi que des instructions.

• Si vous le souhaitez, vous pouvez cocher la case Autoriser le signataire à ajouter des commentaires dans la boîte de dialogue Signer pour permettre au signataire d'indiquer l'objet de sa signature ou cocher la case Afficher la date de signature dans la ligne de signature pour ajouter la date à laquelle le document a été signé.

• Cliquez sur OK

Une fois l'opération terminée, une ligne de signature apparaîtra sur le document à l'emplacement que vous avez choisi. Ces étapes peuvent être répétées si des signatures supplémentaires sont nécessaires.

Comment signer électroniquement un document Word

Si vous êtes le signataire, un document vous sera probablement fourni avec une ligne de signature déjà remplie dans le document Word. En apposant votre signature sur cette ligne, vous créez une version visible et une version numérique de votre signature. Pour insérer une signature dans un document Word, procédez comme suit :

• Double-cliquez sur la zone de signature ou cliquez avec le bouton droit de la souris et choisissez Signer.

• Une boîte de dialogue s'affiche avec plusieurs options pour ajouter votre signature. Ces options sont les suivantes :

  • Une version imprimée de votre signature en tapant votre nom dans la case située à côté du X.

  • Une signature manuscrite en utilisant la fonction d'encrage.

  • Une image de votre signature en cliquant sur Sélectionner une image. Une fois l'image sélectionnée, une fenêtre contextuelle apparaît pour vous permettre de choisir l'emplacement de votre fichier image.

• Une fois votre signature ajoutée, cliquez sur Signer.

Une fois ajoutée, une petite icône de signature apparaît également au bas de la fenêtre pour indiquer que le document a été signé. Les destinataires peuvent double-cliquer sur la signature ou cliquer sur l'icône pour obtenir des informations sur le signataire.

Comment ajouter une signature numérique invisible dans Microsoft Word ?

Une signature invisible dans Microsoft Word permet à un utilisateur de vérifier l'authenticité ou l'intégrité d'un document sans afficher de ligne de signature visible. Cela permet de s'assurer que le document n'a pas été modifié et de confirmer l'identité du signataire. Une fois qu'une signature invisible est apposée numériquement, un bouton Signatures apparaît et le fichier passe en lecture seule afin d'éviter toute altération ultérieure.

Pour ajouter une signature invisible, procédez comme suit :

• Dans l'onglet Fichier, sélectionnez Info

• Sélectionnez Protéger le document > Ajouter une signature numérique

• Une boîte de dialogue s'affiche avec plusieurs champs que vous pouvez choisir de remplir. Ces options sont les suivantes :

  • Type d'engagement : Sélectionnez le type d'engagement que vous prenez en signant (par exemple, création et approbation de ce document).

  • Objet de la signature de ce document : Saisissez la raison de la signature du document.

• Cliquez sur Signer. Vous serez alors invité à enregistrer le fichier sur votre appareil. Une fois enregistrée, la signature numérique invisible est finalisée.

Une fois ajoutée, une petite icône de signature apparaît au bas de la fenêtre pour indiquer qu'elle a été signée. Les destinataires peuvent cliquer sur l'icône pour afficher des informations sur le signataire.

Ajout d'une signature numérique dans Microsoft Windows à l'aide d'un certificat de signature de document

Pour signer numériquement un document à l'aide d'un certificat de signature de document dans l'environnement Microsoft Windows, procédez comme suit :

• Ouvrez le document à signer.

• Branchez le jeton de carte à puce USB contenant le certificat dans le port USB de votre ordinateur. Microsoft copiera automatiquement le certificat dans le magasin de certificats de l'API cryptographique (CAPI) de votre ordinateur.

• Cliquez sur Plus d'outils dans le volet Outils. La page Créer et modifier s'affiche.

• Sélectionnez Certificats.

• Dans la barre d'outils Certificats, sélectionnez Signer numériquement. La boîte de dialogue Sélection de la zone de signature s'affiche.

• Cliquez sur OK dans la boîte de dialogue Sélection de la zone de signature.

• À l'aide de votre souris, cliquez et faites glisser pour dessiner la zone où vous souhaitez que la signature apparaisse. La boîte de dialogue Signer avec un identifiant numérique apparaît.

• Cliquez sur Continuer. La boîte de dialogue Signer en tant que <votre nom> apparaît.

• Cliquez sur Signer. La boîte de dialogue Windows Explorer s'ouvre.

• Sélectionnez le dossier dans lequel vous souhaitez enregistrer le document signé.

• Saisissez le nom du document.

• Cliquez sur Enregistrer. Vous serez invité à saisir votre code PIN.

• Saisissez votre code PIN et cliquez sur OK. Votre signature apparaît dans le document.

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La signature numérique de vos documents Word est un processus simple qui garantit l'authenticité et protège l'intégrité de votre contenu sensible. Négliger le processus de signature peut rendre les documents vulnérables à la falsification et aux modifications non autorisées, compromettant ainsi leur intégrité et leur fiabilité.

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